Komunikace je klíč. Aspoň tak zní notoricky všeobecně známé klišé, které možná i někteří z nás aspoň občas rádi nabídneme jako univerzální radu někomu, kdo řeší neshody, konflikty, nebo jiné problémy, typicky ve vztazích s ostatními.
A tak by se mohlo zdát, že v době, kdy jsme neustále online a druzí jsou doslova jen jednu zprávu daleko, bychom přece měli být úplně bez problému, ne?
Jenže – chyba lávky! Nestačí jen nějak komunikovat. Je potřeba komunikovat správně a dobře a také mít na paměti, že i když jsme ve spojení daleko víc, než tomu bývalo kdy dřív, pořád existují výzvy a typické nešvary, které mohu našim mezilidským vztahům zavařit, a komunikaci mezi námi pořádně zkomplikovat. Čemu tedy čelíme a na co si dát pozor při komunikaci v 21. století?
Svět kolem nás se vyvíjí, a stále zrychluje, to je bez debat. Kdo není na sociálních sítích, jakoby nebyl. Můžete se snadno cítit jako Alenka v říši divů, když se ostatní baví o tématu, které zrovna na internetu rezonuje. Co na tom, že za pár dní nebo v některých případech jen hodin, bude daná senzace dávno minulostí. Jsme prostě zvyklí být ve spojení a skrze síť propojení s ostatními, a to neustále. Máme možnost si přečíst o tom, co se našim blízkým i neblízkým děje v podstatě kdykoliv.
Pokud v něčem v současnosti vynikáme, je to objem komunikace. (1) Není výjimkou, že vedeme s jedním člověkem paralelní konverzaci na dvou kanálech zároveň, na každém na jiné téma. Když najdeme vtipný obrázek, mačkáme sdílet a posíláme ho plošně na všechny ve své síti, kteří by se mohli zasmát taky.
Každou chvíli nám cinkají zprávy, e-maily a nejrůznější notifikace. Jsme ve spojení s ostatními, komunikujeme opravdu více než kdy dřív, ale znamená to nutně, že tyto interakce mezi námi jsou kvalitní a prospěšné pro naše vztahy i pro jednotlivce v komunikaci zainteresované?
Ne vždy a ne nutně. Protože jako každé odvětví, i komunikace má své trendy, a ty vždycky mají i své stinné stránky.
Zatímco v minulosti byl problém s komunikací jasný – nebylo jí dost, chyběly příležitosti, nebo nás každá minuta na telefonu stála astronomické peníze, dnešní komunikační výzvy teprve pomalu poznáváme. Nejsou o nic míň závažné. Proto se vyplatí zamyslet se nad tím, na čem v dnešní době společná interakce nejčastěji selhává. A pak si na to dát pozor.
Překomunikováno
Kolik komunikačních kanálů používáte?
Na kolika sítích, které umožňujících takzvané přímé kontaktování do zpráv máte účet a aktivně tam komunikujete? Připočítejte e-mail – osobní i pracovní, telefon taktéž… Někteří se snadno mohou dostat až na dvojciferné číslo. (2)
Tím ale výčet nekončí. Když totiž sami aktivně nekomunikujeme, ještě to neznamená, že informace nepřijímáme. Právě naopak. Všudypřítomné reklamy, marketing a nebo jen obsah, kterým jsme neustále obklopeni, komunikují média jednosměrně na nás. Téměř v každém momentu vnímáme nějakou zprávu, kterou někdo nebo něco vysílá naším směrem.
Tak se nelze divit některým důsledkům, které s sebou toto komunikační přehlcení nese:
Délka soustředění akvarijní rybičky
V každé jedné chvíli hned několik podnětů soutěží o naši pozornost. Každý z nich musíme vyhodnotit a buď se na něj zaměřit detailněji, nebo ho vypustit s tím, že nám nic důležitého nepřinese.
Tak či tak, toto množství souběžných informací roste a my potřebujeme vyřídit a označit každou z nich. Není tak divu, že se krátí doba, po kterou jsme schopni něčemu věnovat pozornost. Pěkně to jde vidět na generaci Z, jejíž doba soustředění se odhaduje na zhruba 8 vteřin, takže pokud na ně daný podnět neudělá za tuhle velmi krátkou dobu opravdu dojem, veškeré šance na jejich zájem jsou ztraceny. (3)
Problém se soustředěním a z něho pramenící poruchy ale postihuje lidi všech věků. Informační smog si totiž nevybírá a je všudypřítomný.
Roztěkanost a informační paralýza
Nástrahy na nás číhají i v pracovním prostředí. Už jste někdy zkoušeli pracovat na projektu, když vám do toho pořád blikal telefon, skákaly oznámení z e-mailu, ze Slacku nebo jiného týmového chatu a ještě vám do toho zavolal kurýr, že má pro vás dole balík? Nehledě na to, že jste mimoděk celou dobu hlídali čas, abyste se nezapomněli a nezmeškali start příštího meetingu.
V takové situaci je téměř nemožné se začít opravdu soustředit a provádět takzvanou hlubokou práci – dostat se do flow a pracovat tak, že vám vše jde pěkně od ruky, jste maximálně efektivní a nakonec máte z práce vážně dobrý pocit. Když ale vaše mysl neustále odbíhá, protože je vyrušována jinými podněty, budete se cítit přehlcení a nakonec to vzdáte. Pokud už nějakou práci dokončíte, pravděpodobně nebude příliš valné kvality. (4)
FOMO a reálné „MO“
Pod vlivem takzvaného FOMO (strach, že něco zmeškáme) se snažíme, co to dá sledovat všechny kanály, všechny podněty, ale žádný z nich vlastně nesledujeme pořádně. To potom vede k opravdovému zameškávání těch důležitých informací, které v procesu rychlého vyhodnocení třeba neprávem zavrhneme jako nepodstatné. (5)
Co s tím?
Bude to znít možná dogmaticky a neproveditelně, protože všichni ostatní přece žijí stejně, nemůžete ale vědět, zda se v přemíře informací necítí stejně bídně, jako vy. Takže to zkuste. Proveďte audit komunikačních kanálů a nastavte si hranice. Vyberte si jen jeden nebo dva důležité, které budete pravidelně kontrolovat, pokud to samozřejmě situace umožňuje, nebo si určete různé kanály pro různé části dne.
V praxi to vypadá tak, že v pracovní době budete kontrolovat pouze e-mail nebo Slack a to v předem vyhrazených časech.
O pauze zase mrkněte na Messenger nebo Instagram. Ve volném čase se buď komunikačních kanálů úplně zbavte, nebo si aspoň nastavte režim, který vám umlčí pracovní oznámení v době, kdy pracovat opravdu nechcete.
Pracujte i s tím, jak máte nastavené notifikace. Buď buďte nekompromisní a omezte notifikace obecně – ať vidíte, co je nového jen momentě, kdy opravdu vědomě aplikaci otevřete, nebo využívejte režimu pro soustředění – Hluboká práce, odpočinek, čtení apod.
Narušitelé soustředění k vám budou mít komplikovanější cestu a snížíte pravděpodobnost, že vám ukradnou pozornost.
Zaměřte se také na aplikace, které mají tendence posílat mnoha obchodní sdělení a ta zakažte. V momentě, kdy potřebujete připravit důležitou prezentaci, vás informace, že právě začíná sleva na kuřecí prsa vážně nijak nevytrhne – maximálně ze soustředění a budete se velmi pracně vracet zpátky.
Asynchroní komunikace jako ráj pro domněnky
Není třeba sáhodlouze opakovat, že způsobů, jak se s někým spojit je v dnešní době nepřeberná řada. Co je ale důležité zmínit je to, že většina z těchto způsobů je asynchronních, tedy vyslání a příjem zprávy neprobíhají ve stejném momentu.
Můžete se snažit sebevíc, ale nemáte žádnou moc nad tím, v jaké situaci a v jakém rozpoložení si příjemce zprávu přečte. Zároveň platí, že oboje uvedené má velký vliv na to, jak si dotyčný zprávu vyloží.
A nedorozumění je na světě. Je jedno, jestli zvolíte e-mail, sociální síť, nebo firemní chat. Nástrahy na vás číhají všude. Co všechno tedy skrývá stinná stránka online komunikace?
Domněnky
Ráda říkám, že domněnky jsou takovou dřevomorkou komunikace. Je to hlavně proto, že stejně jako ten malý nenápadný brouček, operují pod povrchem a nahlodávají vaše vztahy. Jejich dopad zaznamenáte až ve chvíli, kdy se vztah už úplně rozpadne. Pokud se tedy nechcete divit, kde přesně se vám to pokazilo, mějte na paměti, že domněnky vznikají velmi jednoduše a snažte se jim nedat šanci.
Domněnky si tvoříme, když nedostaneme z pohledu našeho mozku úplnou informaci. To se mu moc nelíbí, a tak se snaží prázdná místa vyplnit. Domýšlíme si kontext, motivy, a někdy i mnohem víc. Záleží, jak moc velké sklony máme k přílišnému přemýšlení nad věcmi. Více o tomto fenoménu píšeme v samostatném článku ZDE. (6)
Jednoduchou ilustrační situací může být případ, kdy kolegové běžně používají v chatu smajlíky. Jednoho dne ale na vaši zprávu zakončenou usměvavým obličejem přijde jen odpověď, která smajlíka neobsahuje a zároveň je velmi stručná. V takové chvíli vás lehce může napadnout, že se na vás daný kolega zlobí, protože je něco jinak. To může vést k pocitu ukřivděnosti, proč je na vás jako protivný, když jste mu nic neudělali.
V reálné situaci ale kolega zprávu psal s dobrým úmyslem vám co nejrychleji odpovědět, když přitom balancoval na jedné noze v metru, držel se tyče a ještě se nějakým způsobem snažil udržet v ruce ranní kávu. Nic víc zatím není. Váš mozek ale už startuje do potenciálního konfliktu a chce si s ním vyřídit, co mu jako přelítlo přes nos.
Domněnky jsou tedy něčím, s čím se budete potýkat na denní bázi, pokud komunikujete asynchronně. Jsou samozřejmě přítomny i v komunikaci face to face, ale tam máme k dispozici mnoho dalších faktorů, kterých se můžeme chytit a situaci číst správněji.
Ještě než si řekneme, jak si s domněnkami poradit, pojďme si představit faktory, které vám v asynchronní komunikaci chybí, a tak nahrávají ukvapeným závěrům.
Kontext
Znovu se podívejte na situaci v metru. To je exemplární příklad chybějícího kontextu. Pamatujte, že vidíte pouze text. Kdybyste kolegu viděli, jak se tam snaží udržet, ani by vás nenapadlo, že se jedná o něco osobního. Zkuste praktikovat zdrženlivost a nechytejte se prvního nápadu, který vám váš mozek podsune. Mějte na paměti, že vidíte jenom velmi úzkou výseč celé reálné situace, a pokud máte sklony se naštvat, nebo přijímat unáhlené závěry, jako vždy, začněte tím, že si takové své sklony zvědomíte.
Ve vlastním zájmu sledujte, kdy se ve vás bouří emoce a zkuste je uklidnit tím, že si vedle toho „jednoho zaručeného důvodu“ zkusíte vymyslet ještě další dva. Čím odlišnější, tím lepší. Pomůže vám to získat odstup od situace a zdržet se emocionální reakce. Nedojde u vás ani k primingu („přednastavení“ se na situaci, většinou v negativním slova smyslu).
Snížené zábrany
Na internetu je každý hrdina. Můžeme pěkně vidět, jak obrazovka působí jako bariéra a spousta lidí se chová online o dost jinak než ve skutečnosti. Dnes se ale nebudeme bavit o internetových trollech, ani perlách z diskuzních fór. Tento fenomén se totiž projevuje hojně I v pracovní nebo každodenní mezilidské komunikaci v psané formě. (7)
Je jednoduché kolegovi odseknout přes e-mail něco ve stylu „Teď vážně nemám čas ti s tím pomoct. Mám svých starostí dost!“ Řekli byste mu to ale na poradě do očí? Pravděpodobně ne. Nebo byste aspoň možná volili o dost mírnější slova.
Když své sdělení předáváme stroji, je někdy těžké si za ním představit i člověka, který ho bude číst. A tak často můžeme jednat přehnaně, nebo jen prostě jinak, než bychom jednali v osobním kontaktu. To nás ale neomlouvá v případě, že druhý si takovou zprávu přečte, naštve se a bude si o nás myslet, že jsme neomalení. Můžeme se dohadovat, zda je to v tomto případě jenom domněnka na základě chybějícího kontextu, nebo opravdu pravda. Vážně se to nedalo formulovat citlivěji?
Opravdovou lahůdkou jsou situace, kdy vás něco zvedne ze židle a než, abyste to na chvíli rozdýchali, okamžitě reagujete a druhému pošlete pěkně naštvanou zprávu. Důsledky jsou často fatální, narušují vztahy a jen velmi těžko se ošetřují.
Pamatujte, že asynchronní forma má tu výhodu, že se většinou neočekává okamžitá reakce. Využijte to ve svůj prospěch a zachovejte si tvář. Než do klávesnice vztekle naťukáte odpověď a stisknete odeslat, zastavte se, několikrát se zhluboka nadechněte a představte si, zda byste tu stejnou věc dokázali druhému říct, pokud byste situaci s ním řešili tváří v tvář.
Pokud tohoto nejste schopni, pomožte si jinak a nastavte si limit před odpovídáním na takové e-maily, abyste měli v době, kdy budete odpověď formulovat, již od situace utvořený odstup.
Může to být pravidlo, že si dáte hodinu pauzu, než odepíšete, nebo klidně celý den. Jistě je pro protějšek lepší na odpověď nějakou dobu čekat, než obdržet nic moc nápomocný výlev.
Absence dalších složek komunikace
V mluvené komunikaci nevnímáme jen slova, na podvědomé úrovni na nás působí držení těla, neverbální projevy, intonace a mnoho dalšího, co vnímáme, vyhodnocujeme a přispívá to k našemu celkovému dojmu. V případě asynchronní komunikace ale velká většina těchto složek chybí. (7)
A tak jsme mnohem náchylnější k tomu udělat si chybný úsudek o sdělení i motivaci autora.
Na tuto skutečnost je tedy dobré pamatovat zejména ve chvílích, kdy se v nás už bouří negativní emoce. Pokud dokážeme zarazit instinktivní reakci nebo mentální odsouzení pisatele, můžeme přistoupit k dalšímu kroku a s domněnkami se konstruktivně vypořádat.
Jak na domněnky
Naše pocity a myšlenky se přímo zrcadlí do našeho chování. Tím utvářejí to, jak náš život bude vypadat. Pokud jsme naštvaní, budeme jednat jinak než v případě, kdy se cítíme neutrálně nebo máme dokonce radost.
Myšlenky mají schopnost nám navodit pocity. Pokud si tedy o situaci utvoříte negativní domněnku, která spustí emoce, na vině není ten, kdo vám zprávu poslal, ale jen vy sami. Jednáte totiž na základě něčeho, co není skutečné. Je to konstrukt, který váš mozek vytvořil a ten se může dost často výrazně plést.
Zastavte reakci
Řešením není snažit se nad situací nepřemýšlet, nebo se domněnkám bránit. Nevyčítejte si, že je máte. Přijměte je a poté je zpochybňujete. Nejdříve se nad nimi zamyslete sami pro sebe a zkuste vymyslet ještě další vysvětlení pro danou situaci. Například pokud se vám zdá, že se vám druhý snaží nějak ublížit nebo uškodit, dobře se vám bude shodit nástroj zvaný Hanlonova břitva.
Ta nám říká, že je pravděpodobnější, že to daný člověk myslel dobře, jen to opravdu nešťastně zformuloval, než že by se opravdu jednalo o zlý úmysl. Jinými slovy nevysvětlujte zlým záměrem to, co lze vysvětlit hloupostí.
Dvakrát ověřuj, jednou reaguj
Druhým krokem je poté ověření domněnek. Řešením totiž není jenom sám sobě vymlouvat to, k čemu jsme dospěli. Můžete poměrně snadno zjistit, jak se situace má doopravdy. Prostě se druhého zeptejte. Pracujte na správné formulaci dotazu a vyhněte se ironii nebo návodným otázkám.
Ptejte se správně
Příliš úspěchů vám nepřinesou ani uzavřené otázky, protože zeptat se někoho: „Chceš mi tím ublížit, nebo ne?“ není úplně nejšťastnější. Na uzavřené otázky navíc v drtivé většině případů dostanete velmi krátkou odpověď.
Proto vsaďte na otevřené otázky, začínající na „proč, jak, kdy“ apod. V tomto případě tedy „Jak jsi to myslel?“ Úplně postačí k tomu, aby vám druhý popsal svůj pohled a pozadí vzniku zprávy. Stačí mu k tomu jen dát šanci.
Popište svůj pohled
Nebojte se popsat své pocity a dojmy ze situace. Mělo by být v pořádku sdělit druhému, že vás jeho zpráva rozhodila, naštvala, nebo naopak potěšila. A nebojte se zeptat na opravdový stav věcí. Například: „Mám pocit že se ti moje prezentace moc nelíbila, z toho co jsi psal, je to tak?“
Pomohou vám i fráze začínající „Chápu to dobře, že?“ „Myslíš tím, že…?“ A podobné.
Tím podpoříte vzájemnou možnost pochopení a otevřete diskuzi, která povede k větší jasnosti na obou stranách.
Svět komunikace se tedy proměnil a z jejího nedostatku jsme se dostali až k přehlcení. Co máme do kvantity, ale mnohdy chybí na kvalitě a musíme se vypořádat jednak s velkým náporem podnětů a komunikačních kanálů, ale také se zvýšeným výskytem domněnek spojených s asynchronní komunikací.
Komunikačních výzev je ale v 21. století více. Momentální způsob, jakým udržujeme spojení s ostatními převážně na dálku nás může jednoho od druhého oddalovat. V nejbližší době se tedy v samostatném článku podíváme na to, jak si zachovat pevné vztahy i v době, kdy se víc a víc komunikace děje asynchronně a je mezi námi fyzická vzdálenost.
Tak se přihlašte k našemu newsletteru, aby vám článek neutekl.
Pokud vás téma komunikace a toho, jak s druhými komunikovat lépe zajímá, určitě se podívejte na další články v této rubrice na našem blogu a nenechte si ujít ani webináře pro veřejnost zdarma v rámci naší akadeMMie.
A pokud se pravidelně chytáte do některé ze zmíněných komunikačních pastí, už víte, jak na to lépe.
Změňte to.
Autor článku: Tým Mindset Mentors
ZDROJE:
- World 101 (2022, December 17). Two Hundred Years of Global Communications. https://world101.cfr.org/global-era-issues/globalization/two-hundred-years-global-communications
- Forbes. (2023, October 30). Top Social Media Statistics And Trends Of 2023. https://www.forbes.com/advisor/business/social-media-statistics/
- Cohen, E. (2017). How to win the fight against information overload, web blog post available at: https://www.workamajig.com/blog/fight-information-overload
- Frenzel, M. (2023, November 10). In Praise of Deep Work, Full Disconnectivity and Deliberate Rest. Medium. [https://maxfrenzel.medium.com/in-praise-of-deep-work-full-disconnectivity-and-deliberate-rest-e9fe5cc50a1d[1](https://maxfrenzel.medium.com/in-praise-of-deep-work-full-disconnectivity-and-deliberate-rest-e9fe5cc50a1d[1)]
- Forbes. (2023, September 20). The Psychology Behind The Fear of Missing Out (FOMO).
- Taylor, S. (2021, June 7). Making Assumptions During Communication. Shirley’s Articles. https://shirleytaylor.com/making-assumptions-during-communication/
- Morgan, N. (2023, May 16). The Real Problem With Virtual Communication. Psychology today. https://www.psychologytoday.com/intl/blog/communications-that-matter/202305/the-real-problem-with-virtual-communication
