Jeden by řekl, že nejnáročnější částí meetingu je najít termín, který bude všem pozvaným vyhovovat. To ale není tak úplně pravda. Nejtěžší je zajistit, aby z toho, když už se všichni sejdou na jednom místě ve stejný čas, vypadlo opravdu něco použitelného, ideálně s větší přidanou hodnotou, než by přineslo jiné (třeba asynchronní) řešení.
Problémy s plánováním částečně řeší online meetingy, protože umožňují lidem připojit se opravdu odkudkoliv a šetří čas jinak potřebný na dojíždění. A to není jediná výhoda schůzek ve virtuálním prostoru.
Nejedná se ale o lepší alternativu ke schůzkám face to face. Meetingy v online prostředí mají celou řadu svých specifických nešvarů a udržet jejich efektivitu je dost náročný oříšek.
Online meetingy jsou v mnoha firmách na denním pořádku i po konci krizového stavu, kdy to bez nich nešlo. Mají totiž mnoho výhod a v některých firmách či týmech vyloženě dávají smysl víc než schůzky v osobní formě (1).
Je to, řekněme, nová a populární forma starého známého, ale rozhodně nemůžeme říct, že by virtuální setkání byla lepší. Jsou jiná. Se všemi svými benefity a nástrahami.
Jako lídři, kteří žádají své lidi o čas, který často není zanedbatelný, jistě nechcete tímto drahocenným zdrojem plýtvat. Přesto se tak neúmyslně někdy děje. Některé schůzky jsou úplně zbytečné a často to bývají ty pravidelně se opakující. Pokud vás zajímá, jak obecně vést efektivní meetingy, jste tu správně.
Online meetingy nejsou jen jiná liga, je to úplně jiný sport a do hry vstupuje spousta proměnných, které v osobním kontaktu nemusíme vůbec řešit (2). Pojďme se společně podívat na to, co nejčastěji činí virtuální setkání neefektivními a taky na pár tipů, jak s každou z těchto nástrah zatočit.
6 nástrah online meetingů
Při osobních setkáních typicky můžete bojovat s úpadkem pozornosti zúčastněných, odbočením od tématu, konflikty nebo nejasným cílem celého meetingu a tím pádem takovým polo-organizovaným chaosem. To vše platí i v online světě. Navíc vás ale ještě může pěkně potrápit následující:
Absolutní nadbytečnost
Všeho moc škodí. A meetingů v kalendáři obzvlášť. Svolat schůzku online je přitom tak snadné, že po ní lídři často bezmyšlenkovitě sahají jako po prvním nástroji řešení čehokoli. Skutečnou lahůdkou jsou situace, kdy se na něco rychle zeptáte na chatu a v odpovědi vám přijde něco jako „Hele, pojďme to probrat na callu, jo?“ Rovnou s linkem na ad hoc schůzku. Zahoďte rozdělanou práci, zastavte myšlenkový proces a utíkejte se připojit. Jakou šanci na úspěch asi má narychlo svolaný meeting bez agendy, plánu a často i cíle? Počítat s tím, že „Prostě proberete to, co budou lidi mít,“ je cesta do pekla neefektivity. V případě osobních schůzek sériové meetingovače limitovala aspoň lokalita a dostupnost zasedacích místností. V online formě vám ale můžou sázet meetingy do kalendáře hlava nehlava.
Jako účastník vycházející z předchozí zkušenosti se asi nebudete na účast příliš těšit a spíše už si do to-do listu k určitým úkolům zapíšete poznámku „vyřídit při pondělním meetu“, než abyste aktivně přispívali. (3)
Technické potíže
Ano, po třech letech ve virtuálním prostoru bychom očekávali, že je standardem si předem otestovat funkčnost platformy a připojení, pořídit dostatečný hardware a vypnout si mikrofon, když zrovna nemluvíme. A ne, stále to nelze pokládat za samozřejmost. Spoustu času tak spálíte jednak čekáním na to, než se všichni připojí (protože třeba v čase začátku meetingu začnou updatovat Teamsy), a jednak opravdu otravnými větami typu „Já vás asi neslyším…“ nebo „Já nevím, jak se sdílí obrazovka“. (2)
Pokud tuto počáteční propast zmaru úspěšně překonáte, pořád nemáte vyhráno. Spousta účastníků bude povídat s vypnutým mikrofonem, nebo je nebudete přes hluk v pozadí slyšet… Skutečně perfektní setting pro řešení vážných záležitostí.
Tisíc a jedna rušivých elementů
V zasedačce máte omezený počet podnětů, a tak i po tom, co spočítáte všechny praskliny na zdech, prohlédnete si pavučiny v rozích a v duchu provedete zásah módní policie ohledně outfitů kolegů vám nezbyde nic jiného, než se soustředit na to, co se řeší. Oproti tomu v online světě máte nepřeberné množství stimulů, které na vás a vaši pozornost přímo útočí. Notifikace, maily, týmový chat nebo slack, kurýr, který vám přinesl balíček, manžel, který vedle v pokoji pravděpodobně právě shodil a rozbil vázu… Soustředit se nikdy nebylo těžší. I pokud byste chtěli sebevíc, stejně vám pozornost k takovým vyrušením minimálně na pár sekund odběhne. A pak se těžko vrací zpátky. Pokud se omezíme na e-maily a sociální media, jen tyto dva kanály vyrušují přes 50 % lidí pracujících remote. (4)
Chybějící neverbální komunikace
Jen málokdo se v osobní interakci soustředí víc na neverbální komunikaci druhé strany než na obsah jejích slov. Přesto v momentě, kdy z kolegů vidíme jen hlavu a ramena, jsme nahraní. A v meetingu komplet bez kamer je to čiré peklo. Neverbální projevy jsou zásadním vodítkem v celkovém sdělení mluvčího a pokud je nemůžeme sledovat a číst, mnohem snáze si budeme skákat do řeči nebo vznikne nedorozumění (5). Mnohdy nekvalitní zvuk často zamaskuje tón a intonaci, která dokáže za jiných okolností taky napovědět mnohé. Meet lídr navíc absolutně netuší, zda je daný člověk skutečně přítomen, nebo při schůzce vaří, žehlí, nebo z mé osobní zkušenosti pasažérky, paralelně s vaším meetingem zrovna řídí vozidlo taxislužby. Efektivita to asi je, ale rozhodně ne ve prospěch vaší záležitosti.
Nepozornost a multitasking
Ano, spousta lidí na meetincích píše maily. To už je taková klasika. V momentě, kdy vám ale na obrazovku nikdo nevidí (pokud ji tedy omylem díky nedostatku technických skills všem nenasdílíte), můžete dělat úplně cokoliv. Výjimkou tak není paralelně puštěný Netflix, počítačová hra, nakupování, čtení zpráv nebo knih či práce na projektu. Není třeba říkat, že takový účastník jako by na schůzce vůbec nebyl. I v případě, že člověk nedělá vyloženě souběžně jinou činnost, ještě to neznamená, že dává pozor. Mnohokrát se stane, že jsou lidé zabraní do hluboké práce a najednou jim pípne meeting. Tak se připojí, ale myšlenkami zůstávají u rozdělané práce. Nebo u předchozí schůzky, která právě skončila (6).
Oproti tomu při osobní formě meetingu se obvykle vyžaduje po dotyčném aspoň krátký přesun na jiné místo, který skvěle funguje jako „přechodový rituál“, při kterém si mohou vnitřně uzavřít předchozí činnost a přijít na meeting s čistou hlavou a plnou pozorností. Tu pak mohou věnovat tomu, co se řeší. V online světě schůzek nic takového není.
Nízká aktivita a zapojení
Když v osobní formě přijde na obligátní výzvu k otázkám nebo společný brainstorming, je podstatně těžší mlčet a ani se nezamyslet nad tím, zda vás něco zajímá nebo jestli náhodou nemáte čím přispět. Tazatel stojí před vámi, čeká, jezdí po místnosti pohledem a nakonec se přeci jen většinou najde někdo, kdo ticho přeruší. V online světě toto absolutně neplatí. Lidé jsou mnohem pasivnější, protože virtuální forma a spojení přes techniku působí jako taková bariéra mezi nimi a ostatními (6). Takže jim fráze „já nic nemám“ jde mnohem snáze přes pusu. Případně vám to napíšou jen do chatu nebo prostě mlčí. Pokud se navíc jedná o meeting bez kamer, může mít meet lídr snadno pocit, že je ve virtuální místnosti sám a povídá si pro sebe. Vyjde to tak asi nastejno.
Kvůli tomuto faktoru se dá říci, i když trochu přehnaně, že meeting pozbývá smyslu. Protože pokud nejste jedním z těch, kdo lidi zvou spíše jako obecenstvo pro svoji one man show, očekává se, že jste je přizvali s očekáváním jejich přispěním k řešení dané záležitosti.
Místo toho ale máte několik hlav, které na vás koukají a dle vlastních slov nemají co dodat.
Sami vidíte, že kombinace všech těchto faktorů, které se vzájemně doplňují nebo jdou ruku v ruce produktivitě příliš nepřeje. Ale s jejich působením v online světě musíte počítat. Samostatnou kapitolou jsou pak pokusy o hybridní meetingy, které se firmy snaží pořádat v případě, že část týmu se nachází na pracovišti a část pracuje remote. Takové schůzky jsou ještě o řád komplikovanější a většina firem je, co se nich týče, stále ve fázi nepříliš úspěšných experimentů.
Takže, všichni pěkně zpátky do zasedačky?
Slovní spojení efektivní online meeting zní po předchozím výčtu jako čistý oxymoron. Není to ale zas tak strašné. Za tu dobu, co jsme měli možnost absolvovat výhradně schůzky ve virtuálním prostředí můžeme pozorovat i mnohé benefity, které s sebou nesou. Neměli bychom jim tedy křivdit, zatracovat je, nebo je považovat jen za nouzové řešení situací, kdy není možné se sejít osobně.
Alternativním a troufnu si říci lepším řešením je naučit se tento specifický druh meetingů vést tak, aby všechny zmíněné hrozby byly ošetřeny a vy jste tak mohli dosáhnout co nejlepších výstupů. Jak na to a co konkrétně můžete udělat se dozvíte v pokračování tohoto článku již za týden.
Aby vám nic neuteklo, můžete se přihlásit k odběru našeho newsletteru. Mrkněte i na další články na našem blogu nebo na nabídku našich otevřených workshopů.
Nedejte neefektivitě šanci,
…Změňte to.
Autor článku: Tým Mindset Mentors
ZDROJE:
- Business meetings in a postpandemic world: When and how to meet virtually. (2021, February 26). https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC9418882/
- Analytics 365. (2023, February 2). Team Meetings In-Person Vs Virtual: 4 Key Differences. https://www.analytics-365.com/blog/in-person-vs-virtual-team-meetings/
- Harvard Business Review. (2022, March 9). Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings. https://hbr.org/2022/03/dear-manager-youre-holding-too-many-meetings
- Martinus, D. (2022, September 21). Over 50% of remote workers get distracted by emails or social media during meetings. Mashable SEA. https://sea.mashable.com/life/21423/over-50-of-remote-workers-get-distracted-by-emails-or-social-media-during-meetings
- Calendar. (2022, August 20). Choose Between In-Person and Online Meetings. https://www.calendar.com/blog/choose-between-in-person-and-online-meetings/
- Carr Workplaces. (2021, August 26). Benefits of In-Person Meetings: In-Person vs Online I Carr Workplaces. https://carrworkplaces.com/blog/benefits-of-in-person-meetings/
