Projekty a komunikace k sobě neodmyslitelně patří. I v dnešní době mnoha projektových nástrojů, mnohdy doplněných AI, není možné vést projekty bez komunikace s ostatními. S kolegy, se zadavatelem, s nadřízenými.
Často se stává, že právě zmíněné technologie snahu o hladkou komunikaci ztěžují. I když by tomu mělo být naopak. Někdy se stane, že se člověk až příliš schovává za monitorem nebo na druhé straně chatu a zapomíná, že to nejlepší vzniká z interakce s druhým člověkem. Ale jak na to?
Past vedle pasti. S komunikačními nástrahami v projektech se potýkám už od začátku kariéry. Naštěstí se mi daří (ťuk ťuk ťuk) z pomyslné jámy na mamuty vždy uniknout. Proto se s vámi podělím o top 5 těch nejhorších, na které můžete narazit a jaké nebezpečí skýtají, když do nich spadnete.
Dnes si ukážeme jen ty z interních projektů. Pasti z projektů pro klienty jsou jiná liga.
Past č. 1: chybějící cíle a zodpovědnosti
„Vždyť každej víme, co máme dělat a co má kdo na starosti .“ Poznáváte tuhle větu? Ještě tak před osmi lety bych za ní dal ruku do ohně. Každý ví, že projekt má nějaký cíl a zadání, za které odpovídají konkrétní lidé. Ale málokdy jsou ty cíle a odpovídající project charter (dokument s klíčovými aspekty projekty) k vidění pro ty, kteří se na projektu nepodílí.
Jenže lidé nejsou ostrovy a týmy a oddělení také ne.
A snadno se tak stane, že jdeme kolegu poprosit o laskavost. „Máš chviličku, mohl bys mi tu na chvilku poradit?“ Jenže kolega nemá chvilku, ani chviličku, má zítra deadline a práce na týden. A neshoda je na světě.
A nebo jinak. Na interních projektech se většinou podílí celá firma (zavádění nových postupů a nástrojů, expanze a další šmakulády). A tak je potřeba si z jiného týmu „půjčit člověka“ na nějaký úkol v projektu.
Není lepší věc, než naštvat šéfa jiného oddělení, kterému tak narušíme plán a jeho priority.
Jak z pasti ven?
Když už je oheň na střeše, je na místě omluva a vysvětlení. Lepší je ale prevence. Každý ve firmě by měl mít určenou svoji agendu (v jakých je projektech), svoje OKRs (cíle). Tohle by mělo být snadno dostupné každému ve firmě, snadno k dohledání v knowledge bázi nebo na intranetu.
A zároveň mít i firemní dohodu, kdy a jak je vhodné vznášet požadavky na ostatní kolegy. Pomůžou formuláře a „nástěnky“, kam je možné požadavek odložit. A podívat se na něj při status updatu, ideálně jednou za čtrnáctidenní sprint.
Past č.2: Málo iterací, mnoho očekávání
Máloco je tak pomíjivé, jako finální verze hotového zadání. Agenturní grafici a grafičky by mohli vyprávět. A nejen oni. Ať už je předmětem zadání cokoliv, nejsnáze se spadne do pasti následovně: Narychlo se ušije zadání, nejlépe na meetingu (bez zapsání poznámek). To se zadá. A po čtrnácti dnech (v lepším případě) se bez jediného slova objeví výsledek. A zadavatel sám se diví: „Co to proboha je, já chtěl přece…!“. A hup, jsme v pasti.
Zadání nebylo špatné. Výsledek je kvalitní práce. Ale neodpovídá představám. Každý máme svá očekávání. Myslíme si, že se vyjadřujeme jasně. A čekáme, že to ostatní jasně pochopí. Tak to ale nefunguje.
Jak z pasti ven?
Na tuto nesnáz nejlépe fungují iterace a verze. Berme to tak, že první, druhá a možná ani třetí verze řešení není finální. Nastavte si to tak v hlavě. A s tímhle mindsetem přistupujte k úkolům.
A tady nám pomůže opět agilní řízení. Díky dobrému time managementu je čas na to tvořit interace, nechat kolegu, aby to omrknul (peer review). Vyměníte si několik smysluplných a hlavně konkrétních komentářů. A z připomínek po několika verzích vznikne skvělý výsledek.
Past č.3: Asynchronní komunikace a zdání dostupnosti
Potřebuju dát zpětnou vazbu kolegovi, ale ten má home office. Jasně, pošlu mu e-mail. 5 minut a nic, hodina a nic, vrátím se z oběda a… kde vězí ta odpověď?
A to se tu bavíme o e-mailu. Čekání na notifikaci, která nepřichází, zvlášť když jí teď moc potřebujeme, je ještě horší u Teamsů nebo dalšího chatovacího nástroje. Na to přece jsou, aby kolega odpověděl hned.
Frustrace se stupňuje exponenciálně s časem a množstvím našich urgencí.
A příkop, pardon, jáma mezi kolegy v projektu je na světě.
Díky online technologiím se nám zdá, že jsou kolegové blíž a měli by být dostupní ne nutně 24/7, ale alespoň hned, když si to přeju.
Opak je ale pravdou. Dostupného kolegu mám, když ho vyruším tváří v tvář. Na e-mailu a v jiných komunikátorech je komunikace asynchronní. Kolegové nám můžou odpovědět vlastně za libovolně dlouho. Zpráva je tu odložená.
Tenhle efekt se ještě násobí, když pracujeme na mezinárodním projektu napříč časovými pásmy.
Jak z pasti ven?
Zakázat e-maily, Teamsy, chat… Těsně vedle. Každý nástroj je tak dobrý, jako ti, kdo ho používají. Ke slovu přichází týmové nebo firemní dohody. Není nic jednoduššího než si říct, že na e-mail se odpovídá do 24 hodin, na chatu za hodinu a to jen v určitou dobu.
A samozřejmě si k tomu v hlavě přičteme časový posun. Kdo není dobrý v matice, může se vrhnout na další úkol v pořadí a odpoveď kolegy mu přijde cobydup.
Past č.4: Příliš mnoho kanálů
„Bylo to ve Slacku“, „Hodil jsem ti to do mailu“, „status update je v Jiře“. Ano, být to tam může, ale kdo má všechny ty kanály sledovat?!
Tohle je moje nejoblíbenější past. Není nic lepšího, než když čekám, že kolegyně zareaguje v jednom kanálu a ona místo toho odepíše v jiném. A další kolega zase někde jinde, protože tenhle nástroj prostě „nedává“. Třešní na dortu, tedy listím na jámě, je pak situace, kdy komunikace nechybí, ona se dokonce dubluje napříč kanály, vznikají paralelní konverzace o tomtéž. Práce se neposouvá a ty jen píšeš, píšeš a píšeš.
A veškerý drive pak ještě zlomí meeting. Dno pasti už čeká.
Jak z pasti ven?
Tady pomohou dvě zlatá pravidla toolingu. Čím méně komunikačních nástrojů, tím lépe. Používej nástroj na to, na co je určený. Takže třeba e-mail na důležité zprávy, které mají dopad na celý tým. Chatovací nástroj na ad hoc každodenní komunikaci. Projektový nástroj na všechno, co se týká projektu. Ideálně úkoly a zadání řešte jenom v něm. Chatovací nástroj nechte na domlouvání, kam jít na oběd a na sdílení gifů.
A samozřejmě se tu ke slovu dostávají týmové dohody. Nebo ještě líp, firemní pravidla pro komunikaci. Protože bez nich to nebude fungovat.
Past č.5: Chybějící dokumentace
Prakticky žádné ze záchranných lan, které nás mají vytáhnout z pasti projektové komunikace nebude fungovat bez dokumentace. Nebo ještě lépe, bez knowledge managementu.
Ať už jsou to cíle, OKRs, project charter, e-maily a projektový nástroj, tak všechny tyhle nástroje vyžadují jedno. Náš vstup, naše texty. Slouží k předávání informací a znalostí.
„Ale vždyť jsme si to řekli mezi sebou a každý ví, co má dělat“. To už tu bylo. Ví to. Asi tak 5 sekund, než to zapomene. Děláme zápisy, píšeme status updaty a project chartery ne proto, že bychom byli hloupí a jejich obsah neznali. Ale proto, abychom se k němu mohli kdykoliv vrátit. Juknout do textu a věc si připomenout.
„Jenže to hezké, že je to napsané, ale kde?“, už slyším jak někdo namítá. „Mně se to nechce hledat“.
Jak z pasti ven?
Dvě slova. Knowledge management. V něm nejde totiž jen o dokumentaci, o záznam. Stejně tak důležitá je distribuce znalostí. A co to je knowledge management? Já vždy říkám, že to je „umění předat existující informaci někomu ještě dřív, než ji bude potřebovat“.
A to je podstatou tohoto řešení. Dokumentace (ať je ve Wordu, v projektovém nástroji nebo jinde) je živá. Musí být dostupná pro čtení, komentáře a snadné změny. Je třeba ji držet aktuální. Nechat si jen to důležité, nedůležité mazat. Jen tak ušetří spoustu nervů, času a peněz.
Univerzální lék na pasti? Empatie
A víte bez čeho to také nebude fungovat? Co je ultimátní bezpečná cesta kolem pastí? Ano, je to obyčejná empatie. A taky pravidlo 10 vteřin. Než začnu soptit, urgovat zprávy, nebo spamovat všechny komunikační kanály, vyplatí se napočítat do deseti a vzpomenout si – empatie.
Rád říkám, že empatie je základem práce v projektu. Je základem každé spolupráce. A když někdy nevíte jak dál a připadáte si v pasti, použijte ji. Zkuste si představit být na chvíli v kůži toho druhého. Co byste dělali? Jak byste chtěli, aby reagoval druhý?
Chce to cvik, ale nakonec to tak těžké není. Změňme to.
Autor článku: Milan Kubík
Milan je expertem na Project & Knowledge management, je také mentorem a ambasadorem Česko.Digital. Věnuje se také automatizaci a digitalizaci projektů.
